L’approccio organizzativo del Lean Management offre una moltitudine di strumenti per eliminare gli sprechi, tra cui le 5S: uno strumento operativo volto a mantenere, nel tempo, un ambiente di lavoro, pulito e organizzato, incrementando le performance aziendali.
Questo strumento si concentra sull’organizzazione dello spazio di lavoro attraverso cinque fasi sistematiche, facilitando l’integrazione di altri strumenti Lean (gestione a vista, poka yoke, etc.) e sostenendo una cultura orientata al miglioramento continuo. Le 5S aiutano a creare un ambiente ordinato, sicuro e produttivo, dove le inefficienze vengono ridotte e il personale è maggiormente coinvolto.
In questo articolo, approfondiremo cosa sono le 5S, come implementarle efficacemente e il loro ruolo nel rafforzare la cultura Lean all’interno delle organizzazioni, esplorando anche l’importanza del coinvolgimento delle persone.
Le 5S
Uno degli strumenti tipici del Lean Management è rappresentato dalle 5S, un metodo sistematico per organizzare e mantenere un ambiente di lavoro efficiente, sicuro e ordinato. Le 5S derivano da cinque termini giapponesi che descrivono i passi necessari per raggiungere questi obiettivi.
Seiri (Organizzazione): Consiste nel distinguere ciò che è necessario da ciò che non lo è, eliminando gli oggetti inutili dall’area di lavoro. Questo aiuta a liberare spazio, ridurre la confusione e migliorare l’efficienza operativa.
Seiton (Ordine): Si focalizza sull’organizzazione degli strumenti e dei materiali in modo logico e accessibile. Ogni elemento deve avere il suo posto designato, facilitandone la ricerca e l’utilizzo, e riducendo i tempi morti.
Seiso (Pulizia): Riguarda la pulizia dell’ambiente di lavoro. Un luogo pulito, certamente, non solo è una forma di rispetto, ma aiuta anche a prevenire problemi, facilitando l’identificazione di anomalie, o perdite.
Seiketsu (Standardizzazione): Implica la creazione di standard, condivisi, per garantire il mantenimento, nel tempo, dei primi tre passi. Questo assicura che i miglioramenti siano sostenibili nel tempo.
Shitsuke (Disciplina): Rappresenta l’impegno a mantenere e migliorare continuamente gli standard stabiliti. A lungo termine, richiede disciplina e coinvolgimento da parte di tutti, promuovendo una cultura del miglioramento continuo.
Il ruolo cruciale del coinvolgimento delle persone
L’attuazione efficace delle 5S (in azienda, negli uffici, in magazzino o in qualsiasi altra area di lavoro) richiede di dedicare degli slot di tempo prestabiliti, per alcune giornate, in cui le persone andranno a mettere in discussione l’organizzazione del proprio ambiente di lavoro. Sono i dipendenti, infatti, che conoscono meglio il reale funzionamento dei processi e che possono offrire preziosi contributi, per identificarne le inefficienze e proporre soluzioni migliorative. Tutto questo è realizzabile attraverso semplici strumenti, da differenziare nelle diverse fasi dello strumento. Come possono essere coinvolte, però, operativamente le persone, in quest’attività?
APPLICAZIONE DELLE 5S
- Seiri: Tipicamente, vengono sfruttati dei cartoncini colorati (rosso, giallo, verde) e sessioni di Brainstorming. Ogni persona incolla un cartoncino rosso su tutti gli elementi che ritiene superflui, uno verde su tutti gli elementi che ritiene necessari e uno giallo su tutto ciò su cui è indecisa. Gli elementi su cui saranno presenti una prevalenza di cartoncini gialli, o su cui c’è stata indecisione da parte dei partecipanti, si andranno ad analizzare maggiormente durante sessioni di brainstorming dedicate;
- Seiton: sfruttare fustelle, o sagome, per garantire che ogni oggetto abbia un suo posto preciso, garantendo che tutti sappiano esattamente dove ogni elemento debba essere posizionato e cosa risulta mancante;
- Seison: Organizzare slot temporali di pulizia degli ambienti comuni di lavoro garantisce una comprensione degli spazi comuni, del funzionamento dei propri macchinari e del loro stato di salute;
- Seiketsu & Shitsuke: Organizzare delle sessioni di brainstorming con tutti i partecipanti per definire delle linee guida, One-Point Lessons e degli standard, comuni, da iterare nel tempo. È possibile costruire dei cartelloni, lavorando con il Visual Management, per definire graficamente e con foto quali sono gli step, le tempistiche e gli strumenti da dover iterare.
Infine, questo approccio non solo favorisce l’adozione di strumenti Lean, ma alimenta una cultura aziendale basata sulla responsabilità e l’impegno condiviso, con un focus sul valore per il cliente.
Principalmente, quando le persone sono attivamente coinvolte si sentono, essi stessi, la forza motrice del processo di miglioramento, aumentando la loro motivazione e soddisfazione, ovviamente. Inoltre, un alto livello di coinvolgimento promuove la condivisione di idee, facendo sì che i problemi vengano affrontati come opportunità, e non come motivo di insuccesso.
Applicazioni e benefici delle 5S in diversi contesti
Le 5S possono essere applicate in una vasta gamma di settori e ambienti di lavoro. Nelle aziende manifatturiere, aiutano a ottimizzare le linee di produzione, riducendo i tempi di attrezzaggio e l’individuazione preventiva di guasti. Negli uffici, contribuiscono a organizzare gli spazi e la documentazione, riducendo le tempistiche di individuazione della modulistica, strumenti e i tempi di risposta ai clienti. Nel settore sanitario, innegabilmente, l’applicazione delle 5S può migliorare la sicurezza dei pazienti (una migliore pulizia degli ambienti; la certezza di avere sempre tutto il materiale disponibile per un pronto intervento, riducendo le tempistiche di intervento e incrementando la probabilità di successo dell’intervento; riduce il rischio di infortuni e incidenti sanitari, con un impatto sui premi assicurativi; viene definita una maggiore condivisione negli standard operativi) migliorando, infine, la qualità del servizio offerto.
L’implementazione delle 5S, quindi, porta numerosi benefici alle organizzazioni, tra cui:
- Incremento delle performance: La predisposizione di standard condivisi e un ambiente di lavoro ordinato garantisce una riduzione degli spostamenti superflui e dei tempi di ricerca degli oggetti;
- Miglioramento della qualità: Un ambiente di lavoro ordinato e standardizzato riduce il rischio di errori e difetti, migliorando la qualità dei prodotti o servizi offerti;
- Maggiore sicurezza: La rimozione di oggetti mal allocati e la pulizia costante riducono i rischi di incidenti sul lavoro, garantendo l’individuazione tempestiva di anomalie;
- Migliore coinvolgimento dei dipendenti: anche sfruttando la gamification delle 5S, si aumenta la loro motivazione e soddisfazione lavorativa;
- Sostenibilità del miglioramento: i miglioramenti ottenuti vengono mantenuti nel tempo, creando una base per ulteriori progressi.
Conclusione
Le 5S rappresentano molto più di una semplice tecnica di organizzazione del luogo di lavoro. Esse sono uno strumento fondamentale del Lean Management e un potente mezzo per promuovere il miglioramento continuo. La loro efficacia risiede nella capacità di coinvolgere le persone, valorizzando il loro contributo, la loro esperienza sul campo, promuovendo una cultura di responsabilità condivisa, il tutto sostenuto dalla Leadership organizzativa.
L’adozione delle 5S, anche come parte del Lean Six Sigma, può portare a risultati significativi in termini di efficienza operativa, qualità e soddisfazione dei dipendenti. Questo percorso richiede impegno, dedizione e, in un certo senso, passione, perchè impegnativo ma i benefici a lungo termine rendono l’investimento più che giustificato.
La capacità delle organizzazioni di adottare, efficacemente, il Lean Management dipende, fortemente, dalla loro capacità di coinvolgere attivamente le persone, fornire loro gli strumenti e il supporto necessari, coltivando un ambiente in cui il miglioramento continuo sia parte integrante della cultura aziendale.
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