Nel panorama aziendale moderno, la competizione e la necessità di ottimizzare processi sono più pressanti che mai. In questo contesto, i dati e l’annessa raccolta dati sono un elemento imprescindibile su cui basare la crescita organizzativa. A tal proposito, la capacità delle aziende di raccogliere, efficacemente, i dati permette loro di abilitare analisi e interpretazioni delle loro performance interne e, inoltre, individuare tendenze di mercato per personalizzare la propria offerta.

In questo contesto, però, quali sono le criticità e come possiamo assicurare una raccolta dati di successo? 

L’importanza della raccolta dati nel Lean Six Sigma

Abbiamo necessità di misurare le performance dei nostri processi perché senza dati accurati e affidabili, le aziende rischiano di prendere decisioni basate su supposizioni, o percezioni errate. I dati, invece, forniscono evidenze oggettive che permettono di:

• Identificare problemi reali: Comprendere dove si trovano gli sprechi, le inefficienze e le variazioni nel processo;
• Misurare le prestazioni: Valutare le performance attuali rispetto agli obiettivi desiderati;
• Monitorare i progressi: Seguire l’efficacia delle soluzioni implementate nel tempo;
• Prendere decisioni consapevoli: Basare le strategie su fatti concreti anziché su intuizioni;

Consigli per una raccolta dati di successo

Risulta, quindi, utile seguire una serie di consigli pratici che possono facilitare il processo di raccolta dati, prevenendo comportamenti indesiderati e resistenze. 

1. Pianificazione dettagliata: Definire propriamente chi raccoglie quali dati, secondo quali modalità e tempistiche, assegnando responsabilità chiare;
2. Condividere l’obiettivo: far sì che tutti siano a conoscenza del progetto e dell’obiettivo finale, permetterà di evitare che le persone si sentano “misurate” e migliorerà il coinvolgimento;
3. Costruzione condivisa del foglio raccolta dati: Costruire un foglio raccolta dati con le stesse persone che dovranno effettuare l’attività, garantendo che tutti abbiano ben chiare le attività e modalità di misurazione e campionamento;
4. Prevedere un breve periodo di affiancamento: Affiancare, o far affiancare, i responsabili dell’attività per un breve periodo di tempo garantisce la possibilità di intervenire tempestivamente in caso di errori, o miglioramenti del dataset.

Criticità nella Raccolta Dati

Nonostante la sua importanza cruciale, la raccolta dati presenta diverse sfide che possono ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati:

1. Qualità dei Dati: Dati inaccurati, o incompleti, possono portare a conclusioni sbagliate. Errori nella misurazione, strumentazione non tarata, differenti strumenti o diversi livelli di formazione, compromettono l’intero processo decisionale.
2. Resistenza del Personale: I dipendenti potrebbero percepire il tutto come un controllo sulle loro performance, generando resistenze o comportamenti difensivi.
3. Differenti modalità di raccolta: Se ogni persona raccoglie uno stesso dato con modalità, o strumenti, differenti, rende l’analisi difficile da essere realizzata (il tempo di scarico di un lotto può concludersi nel momento in cui esso arriva in magazzino, o della sua registrazione su SAP);
4. Costi e Risorse: La raccolta dati richiede tempo, personale e strumenti, rappresentando un investimento significativo per l’azienda.

Aspetti Chiave da Considerare

Per superare le criticità, è fondamentale focalizzarsi su alcuni aspetti chiave che possono fare la differenza tra un processo di raccolta dati efficace e uno inefficace:

• Definizione chiara degli obiettivi: Prima di iniziare, è essenziale stabilire quali dati sono necessari e perché. Questo evita raccolte inutili e focalizza gli sforzi su ciò che conta davvero. 
• Coinvolgimento del personale: Comunicare l’importanza della raccolta dati e come essa contribuisce al miglioramento del lavoro quotidiano può ridurre le resistenze e aumentare la collaborazione.
• Formazione delle persone: Garantire che tutti abbiano uno stello livello di formazione e comprensione del processo, dell’attività e degli strumenti che dovranno essere validati, permetterà di ottenere una qualità del dato indiscutibile.

Conclusione

La raccolta dati non è solamente un passaggio obbligato, ma rappresenta il fulcro di un processo decisionale efficace. Affrontare le criticità e concentrarsi sugli aspetti chiave consente alle aziende di ottenere informazioni preziose, guidando strategie di miglioramento basate su evidenze concrete. Investire nella raccolta dati significa investire nel futuro dell’azienda, garantendo competitività e successo nel lungo termine.

In questo frangente, il Lean Six Sigma, che emerge come una metodologia quantitativa efficace per migliorare le performance dei processi organizzativi, necessita di una raccolta dati efficace e strutturata. Nel Lean Six Sigma, questa è un’attività che avviene all’interno della fase del Measure, dove l’obiettivo di questa fase è propriamente quello di comprendere quali sono gli aspetti essenziali sui quali focalizzarsi, quali i parametri da dover monitorare e come monitorarli.